A la une
Sociétés et dirigeants

L'AFA dévoile son guide sur la gestion des cadeaux et invitations

16/09/2020
Dans son guide, l'Agence française anticorruption (AFA) revient sur la nécessité de lier la politique cadeaux à la cartographie des risques de l'entreprise. Une bonne politique revient à définir la valeur, la fréquence et la finalité de cadeaux acceptables de la part de salariés formés au risque de corruption.
Le 11 septembre, l'AFA dévoilait son guide pratique sur la politique cadeaux et invitations à définir par les entreprises. Un document de 14 pages qui avait été soumis à consultation publique en juillet 2019. Ce guide, qui n'a pas de force juridique contraignante, livre toutefois « des pistes pour aider les organisations à définir et à mettre efficacement en œuvre une politique cadeaux et invitations », énonce l'Agence.
L’AFA le rappelle, si « les cadeaux et invitations sont des actes ordinaires de la vie des affaires et ne constituent pas, en tant que tels, des actes de corruption », cela le devient dès lors que cela a pour « finalité de déterminer l’accomplissement ou le non-accomplissement d’un acte par une personne, en méconnaissance de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles ».
La difficulté réside dans le fait que, dans la grande majorité des cas, les cadeaux et invitations sont offerts ou acceptés par courtoisie ou à titre commercial et ne permettent pas de traduire l’existence d’un acte de corruption : il appartiendra donc à l’entreprise, par le biais de sa cartographie des risques, d’identifier et de gérer le risque.
La politique cadeaux et invitations doit donc, avant tout, être cohérente avec la cartographie des risques de corruption : au sein de cette dernière, l’organisation doit avoir identifié et évalué le risque de corruption que représentent les offres, sollicitations ou acceptations de cadeaux et invitations au regard, notamment, de :
  • ses activités ;
  • son implantation géographique ;
  • ses processus ;
  • ou encore des fonctions à risque.
Comment élaborer une politique cadeaux et invitations ?
  • Salariés, fournisseurs et tiers : déterminer à qui s’applique la politique
La politique cadeaux et invitations a vocation à s’appliquer à l’ensemble des personnes exerçant leurs fonctions au sein de l’organisation : il s’agit donc de déterminer à quelles personnes elle s’applique (mandataires sociaux, salariés ou agents de droit public, collaborateurs occasionnels - stagiaires, bénévoles, etc.- ) et instances dirigeantes.
Les règles de la politique peuvent varier en considération des processus ou des fonctions exercées : ainsi, des règles plus strictes pourront être envisagées pour la fonction achats.
Enfin, pour les fournisseurs, le guide recommande d’intégrer dans un document relatif aux dispositions qui leur sont applicables des éléments de sa politique cadeaux et invitations, les invitant ainsi à les respecter. Les tiers peuvent quant à eux se voir demander, par voie contractuelle, de respecter la politique cadeaux et invitations.
Outre la détermination des personnes auxquelles s’applique la politique, il est également nécessaire de définir les règles d’offre ou d’acceptation d’un cadeau ou d’une invitation. La politique devra être suffisamment précise et illustrée d’exemples pour être comprise des personnes auxquelles elle s’applique.
Lorsque l’organisation détient des filiales à l’étranger, l’AFA recommande de fixer des règles spécifiques applicables aux salariés qui y exercent pour tenir compte des usages locaux et du contexte.
  • Valeur, fréquence et finalité des cadeaux et invitations : la technique du faisceau d’indices
Concernant les éléments de fond, l’organisation peut, par exemple, prendre en compte le faisceau d’indice sur lequel le juge pénal se fonde pour rechercher si l’offre ou l’acceptation du cadeau peut caractériser un acte de corruption pour définir sa politique. Il s’agit de :
  • la finalité du cadeau ou de l’invitation ;
  • sa valeur ;
  • ou encore sa fréquence.

Exemple : les cadeaux et invitations justifiés par un motif professionnel en lien avec l’activité du bénéficiaire qui s’inscrivent dans le cadre d’une politique de l’organisation, permettant d’objectiver les raisons pour lesquels ils sont offerts ou acceptés, constituent des situations à faible risque. A contrario, les cadeaux et invitations offerts à un proche de la personne avec qui une relation d’affaires est envisagée ou nouée, ainsi que ceux offerts préalablement à une prise de décision sur l’attribution ou le renouvellement d’un contrat, notamment dans le cadre d’un appel d’offres, représentent des situations à fort risque de corruption.

L’organisation est libre de fixer ou non un seuil au-delà duquel le cadeau ou l’invitation doit être refusé, voire une fourchette. Si elle choisit de ne pas fixer un seuil chiffré, elle peut définir la valeur du cadeau ou de l’invitation par un qualificatif (symbolique, raisonnable, modique, etc.) ; mais dans ce cas, l’imprécision de ce type de seuil doit alors être assortie d’illustrations adaptées afin que l’ensemble des salariés comprenne la règle.

Enfin, la fréquence des cadeaux et invitations est également un indice important : l’organisation peut notamment prévoir des règles tendant à limiter une récurrence au cours d’une période déterminée et fixer un nombre maximal de cadeaux et d’invitations pouvant être reçus d’un même tiers par une même personne au cours d’une certaine période.

Il peut également être judicieux d’exiger que le bénéficiaire sollicite l’autorisation de son supérieur hiérarchique préalablement à l’acceptation du deuxième cadeau ou invitation.

  • Mise en place d’une procédure
L’organisation peut décider soit d’interdire les cadeaux ou invitations, soit d’encadrer la pratique. Dans ce second cas, sa politique peut alors prévoir qui prend la décision de les accepter ou les refuser :
  • soit il est laissé à la discrétion de chacun la décision d’accepter ou refuser un cadeau ou invitation (il est alors préférable de prévoir une déclaration au supérieur hiérarchique ou au responsable de la conformité lorsque le cadeau dépasse un montant déterminé) ;
  • soit le cadeau ou invitation ne peut être accepté qu’après l’autorisation du supérieur hiérarchique ou autre personne désignée à cet effet, par exemple au regard de sa valeur.

Selon le volume des déclarations ou des demandes d’autorisations, il peut être nécessaire de se doter d’un outil informatique pour traiter les demandes, ou au moins de formulaires types. Un registre des cadeaux et invitations peut également être instauré, qui consignera les informations relatives aux cadeaux et invitations reçus (nom et fonction du bénéficiaire, de l’organisation, nature, valeur, etc.).

Mise en œuvre et contrôle du respect de la politique

L’organisation doit veiller à diffuser sa politique par tout moyen, et à la traduire dans la langue comprise par les salariés lorsqu’il existe des filiales à l’étranger.

Les personnes les plus exposées au risque de corruption peuvent aussi se voir dispenser une formation à la politique cadeaux et invitations, en même temps que d’autres composantes du dispositif anticorruption. Cas pratiques et mises en situation inspirés de scénarios de la cartographie des risques seront intégrés à cette formation en présentiel.

Enfin, l'entreprise doit aussi s’assurer de l’efficacité de sa politique via un dispositif de contrôle. Lorsqu'il comprend plusieurs niveaux, il peut permettre de s’assurer de l’efficacité de la politique cadeaux et invitations. Il est composé :

  • d'un contrôle hiérarchique, afin que le supérieur hiérarchique contrôle les demandes d’autorisation d’acceptation des cadeaux et invitations ainsi que les notes de frais ;
  • d'un contrôle comptable, pour procéder à l’enregistrement comptable des cadeaux et invitations offerts afin qu’ils soient facilement identifiables dans les écritures ;
  • enfin, le contrôle et l’audit interne peuvent contrôler la correcte application de la politique et son efficacité.
Elise Le Berre
Ecrit par
Elise Le Berre
Mots-clés